システムインテグレーション事業部では、デジタル技術を活用して課題解決を図る地方自治体や企業に対して、課題内容を的確に捉え、クラウド技術を活用したシステム設計から開発、運用・保守まで一貫した支援を行っています。
本記事中では、グループウェア「Garoon」を活用したワークフロー改善の取組みをご紹介します。
・ガルーンに会議・出張/外勤の予定を登録
・会議・出張/外勤終了後に、ガルーンのワークフローで報告書を申請
・承認後、報告書をPDF化し、ガルーンのファイル管理に格納し保管
紙面で報告書を現物回覧していたため、情報共有の遅延、進捗管理の困難、修正対応の非効率、検索性の低さなどが課題となっていた
・登録したスケジュールから、ワークフロー機能が直接起動され、ワークフロー申請画面にスケジュールの件名等が自動反映。また、申請時に報告書を格納するフォルダを選択
・ワークフロー承認後、報告書のPDFが自動作成され、上記で選択したフォルダに自動格納
・スケジュール画面に、作成した報告書のURLが自動登録され、いつでも閲覧可能に
・報告書の回覧をデータ化することにより、情報共有の迅速化、進捗管理の可視化、修正対応の効率化、検索性の向上を実現した・特に、機能間連携により、高度な検索性・情報アクセス性の向上が図れた
