システムインテグレーション事業部では、デジタル技術を活用して課題解決を図る地方自治体や企業に対して、課題内容を的確に捉え、クラウド技術を活用したシステム設計から開発、運用・保守まで一貫した支援を行っています。
本記事中では、ローコードツール「kintone」を活用した業務最適化の取組みをご紹介します。
パールライス工場のシフト作成業務の作業効率化・属人化の解消を目的とし、従業員よりWebフォームで提出される休日希望申請に基づき、シフトが自動生成される業務アプリを構築しました。
・従業員からの紙のシフト希望申請書に基づき、パールライス工場長が翌月分のシフトを毎月20日前後に作成（作業時間：2～3時間程度＋変更作業）
・シフト希望日の他、従業員ごとの作業習熟度、休日出勤状況等の条件を加味したシフト作成を作成しており、工場長への属人化が発生
従業員からの申請、作業習熟度、休日出勤状況等の条件を加味したシフト作成の自動化による、作業省力化および属人化の解消
・諸条件を加味したシフト自動生成アプリの開発による、作業効率化と属人化の解消
・自動生成シフトの手動修正機能の実装
・シフト表・人員配置表をワンクリックでExcel形式に出力できる機能の実装
作業効率化…5～10時間/月 → 0.5～1時間/月、属人化の解消
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わけぎ生産者より提出される出荷計画の集計作業（JA・全農双方）の省力化・迅速化を目的とし、生産者自身のスマートフォンからWebフォームで出荷計画を提出（自動催促メールにより提出を徹底）してもらい、kintoneで自動集計した数値をリアルタイムに確認ができる業務アプリを構築しました。
・わけぎ生産者から提出される「わけぎ出荷予定表（紙面）」をもとに、翌週の出荷量を把握し、販売計画を作成
・出荷計画を支所単位で集計後、各支所から全農へ報告
・JA側において毎週1回の集計作業が発生し、加えて生産者からの出荷計画の修正に対し都度対応が必要
・生産者側においては、出荷計画の提出（修正含む）のためにJA支所を訪問する必要性
・生産者が自身のスマートフォン・PCで出荷計画を入力し、クラウドシステムにより集計作業を自動化することで、JAの集計作業の負担軽減と迅速化を実現
・出荷計画の修正内容を即時反映させる仕様とし、出荷計画の精度向上による選果場運営の効率化（要員確保等）や、長期にわたる出荷計画の把握による有利販売や単価向上に貢献
（共通）作業効率化
（生産者）出荷計画の提出の徹底
（JA）出荷計画の精度向上によるJA選果場運営(要因確保等)の効率化
（JA・全農）長期に渡る出荷計画の把握による有利販売・単価向上
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JAが県本部から玄米を買戻す際の申請・承諾手続き、在庫管理業務を省力化することを目的に、各種様式（紙）をアプリでの入力に切り替え、kintone上で申請・承諾処理・在庫の自動集計機能を有する業務アプリを構築しました。
・JAが県本部から玄米を買い戻す際の申請・発注・承諾手続きを紙媒体で実施
・買戻し枠に対する発注数量・在庫数量をExcel表で管理し、定期的にJAに共有
・JAからの申請・全農の承諾手続きを紙媒体で行っているため、作業効率が低い
・JAからの申請・発注に基づき、全農の集計作業により在庫を管理しているが、在庫状況を都度JAと共有できている訳ではない
・JAからの申請・承諾手続きをWebフォームでの入力に切り替え、クラウドシステム上で入力データを自動集計することによる、ペーパーレス化の実現と作業効率化
・集計結果（リアルタイムの在庫状況）のJA・全農双方での任意のタイミングでの確認を可能化
（JA）申請・発注作業の効率化
（全農）申請・受注作業の効率化（5時間/月→0.5時間/月）
（共通）在庫数量のリアルタイム共有、ペーパーレス化の促進
紙媒体で受領している土壌診断の申請をWebフォームに切り替えることで申請様式の統一を図るとともに、クラウド上で処方箋をJAに共有することで、処方箋の回答（失効による再発行を含む）に係る作業負担および郵送コストの削減を図るアプリを構築しました。
・JAから提出される土壌診断の申込書（紙）に基づき土壌診断を実施し、診断結果として処方箋をJAに郵送
・申込書に基づき、受付台帳（手書き）・診断台帳（Excel）・診断結果一覧表（Excel）を作成
・診断結果をJAにFAXし、処方箋をカラー印刷してJAに郵送
・申込書の様式が統一されていないため、受付台帳・診断台帳の作成に時間を要する
・申込内容の各種台帳への転記作業に時間を要する
・処方箋の回答（失効による再発行を含む）に係る作業負担、人的コスト/郵送コストが大きい
・紙媒体で受領している土壌診断の申込をWebフォームに切り替えることによる申請様式の統一、および申込データに基づくクラウド上での台帳管理による転記作業の省力化
・クラウド上での処方箋のJAへの共有による、処方箋の回答（失効による再発行を含む）に係る作業負担およびコストの削減
（JA）申請作業の効率化、生産現場での処方箋閲覧の実現、分析スケジュールの共有
（全農）
・各種作業の効率化（申請受付・分析スケジュール計画：２４時間/月→１６時間/月、処方箋送付：９時間/月→３時間/月）
・作業人員の削減（申請受付・分析スケジュール計画：４名→１名、処方箋送付：２名→１名）
・ヒューマンエラーの防止
・ペーパーレス化の促進
・郵送コストの削減
申請者から提出される申請様式（Excel）をkintoneアプリに取り込むことで、時間帯・曜日別の割引パターンを考慮した支給金額が自動算出され、申請者・確認者の双方の作業を迅速化・効率化する業務アプリを構築しました。
・申請者は、月初め第3営業日までに高速道路利用申請書（Excel）を作成し、証憑書類（ETC利用証明書・明細書）と共に総務人事課に提出
・総務人事課では、提出された書類から「利用日時・金額・利用IC等」を目視で確認し、給与支給に関わる連絡票を作成後、決裁書を起案
・提出時期にばらつきがあるため、限られた時間の中での作業負担が大きい
・目視による確認のためヒューマンエラーが発生する可能性があり、4名体制でチェックしているため、確認作業に多くの時間を要する
・申請者から提出される申請様式（Excel）内に金額や曜日 等における不備の確認機能を具備することによる、申請者の入力不備の削減と総務人事課の確認作業の省力化
・申請様式（Excel）をkintoneアプリに取り込み、時間帯・曜日別の割引パターンを考慮した支給金額を自動算出することによる、確認作業の迅速化・効率化
（申請者）申請作業の迅速化、必要項目の記入漏れの防止
（総務人事課）確認作業の効率化（１２時間/月→４時間/月）、属人化の解消
（共 通）ペーパーレス化の促進
臨時・パート従業員の雇用契約手続きについて、申請部署から提出される雇用条件表をWebフォーム化し、申請データを活用することで書類作成に係る作業を省力化・採用手続きの迅速化を図るとともに、kintoneアプリ内で従業員情報をデータベース化する業務アプリを構築しました。（令和７年４月より稼働）
・臨時・パートの採用手続きにおいて、申請部署が作成した雇用条件表（Word）をもとに、総務人事課が雇用契約書を作成
・総務人事課において臨時・パートの情報をExcelで管理し、契約に変更・更新があった際には、その都度内容を更新し、再契約に必要な書類を作成
・申請部署から提出される雇用条件表に記入漏れや不備があれば、申請部署への申請内容の確認作業が発生し、採用手続きに遅延が生じる
・雇用契約書の作成作業において転記ミスが生じる可能性
・申請部署から提出される雇用条件表のWebフォーム化による、申請データを活用した書類作成作業の省力化
・kintoneアプリ内での従業員情報のデータベース化による、従業員に紐づく情報の一元化
・採用手続きに係る作業効率化・迅速化
・臨時・パート従業員情報のデータベース化
・ヒューマンエラーの防止
会員登録申込書をWebフォームにすることで、転記（外注）不要でkintoneアプリで会員情報をデータベース化する業務アプリを構築しました。（令和７年４月より稼働）
・紙面で提出される会員登録申込用紙をExcelに転記し会員情報を管理
・転記作業は外注
・会員情報を都度データ化していないため、Excel/紙面に情報が分散し、一元管理ができていない（検索に時間を要する、保管スペースを要する）
・会員情報がデータ化できていないため、POSデータと連動した顧客分析ができていない
・ポイントカード会員登録のWebフォーム入力への切り替えによる、データ化に伴う外注費の削減、およびクラウドシステム上での会員情報の一元化による検索性の向上
・会員情報のマーケティングへの活用（将来展望）
・会員情報のデータベース化
・データ化に伴う外注事務費の削減
・検索性の向上
・ペーパーレス化の促進
・会員情報のマーケティングへの活用（見込み）
